Một yêu cầu báo giá thép (RFQ) tốt phải giúp các nhà cung cấp báo trên cùng một mặt bằng: đúng loại thép, đúng quy cách, cùng điều kiện giao hàng và cùng phạm vi chi phí. Nếu chỉ gửi “báo giá giúp 10 tấn thép” thì giá nhận về có thể khác nhau vì mác, chiều dài, VAT, vận chuyển, cẩu hạ hoặc chứng từ chưa được khóa.
Nguyên tắc: RFQ dùng để yêu cầu nhà cung cấp báo giá; BOQ là bảng khối lượng và quy cách. Hai phần phải khớp nhau và có phiên bản/ngày phát hành rõ ràng.
Mẫu RFQ thép có thể sao chép
Tiêu đề: Yêu cầu báo giá thép cho [tên công trình/đơn hàng]
Kính gửi Quý nhà cung cấp,
Vui lòng báo giá theo BOQ đính kèm và xác nhận đầy đủ các điều kiện sau:
- Tên hàng, mác thép, tiêu chuẩn, quy cách và chiều dài đúng theo từng dòng BOQ.
- Đơn vị tính và khối lượng tính giá: kg, tấn, cây, mét hay tấm.
- Đơn giá đã/chưa gồm VAT; thuế suất áp dụng.
- Chi phí vận chuyển, cẩu hạ, bốc dỡ, cắt/chấn/phay/mài và đóng gói.
- Thời gian giao, khả năng chia đợt và điều kiện xác nhận lịch giao.
- CO/CQ, MTC, heat/lot, phiếu cân hoặc hồ sơ khác cần giao cùng hàng.
- Hiệu lực báo giá, điều kiện thanh toán và chính sách xử lý sai quy cách/sai số lượng.
- Mọi điểm không đáp ứng RFQ phải được ghi rõ tại cột “ngoại lệ”, không tự thay vật liệu.
Địa điểm giao: [địa chỉ đầy đủ]. Điều kiện đường vào: [chiều rộng, cấm tải, giờ giao]. Người nhận: [họ tên, điện thoại]. Thời hạn nhận báo giá: [ngày/giờ]. Phiên bản BOQ: [Rev…].
Cấu trúc BOQ tối thiểu
| STT | Nhóm dữ liệu | Nội dung cần ghi |
|---|---|---|
| 1 | Nhận diện | Tên hàng, mã BOQ, bản vẽ hoặc bar mark |
| 2 | Vật liệu | Mác/Grade, tiêu chuẩn và phiên bản nếu hồ sơ yêu cầu |
| 3 | Quy cách | Đường kính; H×B×tw×tf; rộng×dài×dày; OD×t… |
| 4 | Chiều dài | Chiều dài cây/tấm hoặc danh sách cắt |
| 5 | Số lượng | Cây, tấm, cuộn, mét hoặc tổng kg/tấn |
| 6 | Bề mặt | Đen, mạ, sơn, tẩy gỉ hoặc yêu cầu bảo vệ |
| 7 | Gia công | Cắt, chấn, đột, khoan, phay, mài và dung sai |
| 8 | Chứng từ | CO/CQ, MTC, heat/lot, phiếu cân |
| 9 | Giao hàng | Địa điểm, đợt giao, phương tiện và cẩu hạ |
| 10 | Ngoại lệ | Mọi điểm nhà cung cấp đề xuất khác RFQ |
Trường bắt buộc theo từng nhóm thép
| Nhóm hàng | Trường không nên thiếu |
|---|---|
| Thép cốt bê tông | Đường kính, mác, tiêu chuẩn, dạng cuộn/thanh, chiều dài, kg hoặc số cây |
| Thép hình H/I/U/V | H×B×tw×tf hoặc kích thước đủ nhận diện, chiều dài, mác, tiêu chuẩn |
| Thép tấm | Dày×rộng×dài, mác, bề mặt, yêu cầu cắt và dung sai |
| Ống/hộp | OD hoặc cạnh×cạnh, chiều dày, chiều dài, tiêu chuẩn, bề mặt/mạ |
| Thép tròn/vuông đặc | Đường kính hoặc cạnh, chiều dài, mác, dung sai và yêu cầu cắt |
| Tôn/cuộn | Chiều dày, khổ, nền mạ/lớp sơn, màu, chiều dài hoặc trọng lượng cuộn |
Ví dụ BOQ đã điền: thép cốt bê tông
| Mã | Mô tả | Quy cách | Số lượng | Chứng từ | Giao |
|---|---|---|---|---|---|
| RC-01 | Thép thanh vằn CB400-V, TCVN 1651-2:2018 | D16 × 11,7 m | 100 cây; đối soát theo điều kiện báo giá | Chứng từ lô, tem bó, phiếu giao | Đợt 1, công trình A |
| RC-02 | Thép thanh vằn CB400-V, TCVN 1651-2:2018 | D20 × 11,7 m | 60 cây | Chứng từ lô, tem bó, phiếu giao | Đợt 1, công trình A |
Ví dụ không thay cho bảng thống kê thép đã duyệt. Trước khi phát hành RFQ, phải đối chiếu đường kính, số cây, chiều dài và mác với hồ sơ kết cấu hiện hành.
Ví dụ BOQ đã điền: thép hình và thép tấm
| Mã | Mô tả | Quy cách | Số lượng | Gia công | Giao |
|---|---|---|---|---|---|
| ST-01 | Thép hình theo mác/tiêu chuẩn của bản vẽ | H200×200×8×12 × 12 m | 5 cây | Không tự cắt; đánh dấu từng cây | Cần xác nhận đường vào cho hàng 12 m |
| PL-01 | Thép tấm theo mác/tiêu chuẩn của bản vẽ | 20×2.500×6.000 mm | 2 tấm | Cắt theo cutting list Rev 02; mép cắt thô | Cần xác nhận kiện nặng nhất và cẩu hạ |
Với thép hình, không nên chỉ ghi “H200”. Với thép tấm cắt sẵn, cutting list cần có mã chi tiết, dung sai, revision và quy tắc đánh dấu.
Ba lớp dữ liệu phải khóa
1. Dữ liệu kỹ thuật
Khóa đúng loại sản phẩm, mác, tiêu chuẩn, quy cách, chiều dài, bề mặt và dung sai. Với thép hình, ghi đủ H×B×tw×tf thay vì chỉ ghi “H200”. Với thép tấm, ghi dày×rộng×dài và yêu cầu cắt. Với thép cốt bê tông, đối chiếu bản vẽ và bảng thống kê; không tự đổi đường kính hoặc mác.
2. Dữ liệu thương mại
Khóa đơn vị báo giá, VAT, hiệu lực giá, thanh toán, cách tính khối lượng và phạm vi gia công. Nếu một bên báo theo cây còn bên khác báo theo kg, cần quy đổi về cùng điều kiện bằng bảng barem thép hoặc số liệu catalog đúng sản phẩm.
3. Dữ liệu giao nhận
Ghi địa chỉ đầy đủ, giờ giao, đường cấm tải, tải nâng tại điểm nhận, nhu cầu xe cẩu và người có quyền ký nhận. Với đơn nhiều đợt, BOQ nên có cột “đợt giao” để tránh giao đúng tổng lượng nhưng sai tiến độ.
Ví dụ RFQ chưa đủ và phiên bản đã sửa
| RFQ chưa đủ | Phiên bản có thể báo |
|---|---|
| “Báo 10 tấn thép H200 giao TP.HCM.” | “Báo thép H200×200×8×12, mác/tiêu chuẩn theo BOQ Rev 03, chiều dài 12 m, tổng khối lượng theo danh sách; giao tại địa chỉ…, báo rõ VAT, vận chuyển, cẩu hạ, chứng từ lô và thời gian giao.” |
| “Báo tấm 20 ly, cắt giúp.” | “Báo tấm dày 20 mm, khổ và mác theo BOQ; cắt theo cutting list Rev 02, ghi rõ mạch cắt/dung sai/yêu cầu mép, đánh mã từng chi tiết và báo phần đầu thừa.” |
Cách quản lý revision và thay đổi BOQ
- Mỗi lần thay đổi phải tăng revision và ghi ngày phát hành.
- Đánh dấu dòng thêm, sửa, xóa hoặc phát hành bảng thay đổi riêng.
- Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đang báo theo revision nào.
- Thu hồi hoặc đánh dấu “hết hiệu lực” đối với BOQ cũ.
- Khi chốt đơn, đính kèm đúng BOQ và báo giá cuối cùng vào cùng hồ sơ.
Mẫu cột ngoại lệ cho nhà cung cấp
| Mã BOQ | Yêu cầu RFQ | Phương án báo | Lý do | Cần phê duyệt |
|---|---|---|---|---|
| [mã] | [quy cách/mác/chiều dài] | [đáp ứng hoặc đề xuất khác] | [tồn kho/thời gian/khác] | [có/không] |
Cột ngoại lệ giúp phát hiện sớm việc thay chiều dài, mác, tiêu chuẩn, thương hiệu hoặc điều kiện giao. Phương án khác chỉ được xem xét; không mặc nhiên trở thành vật liệu được phép sử dụng.
Chấm điểm mức hoàn thiện RFQ
| Mức | Dấu hiệu | Rủi ro |
|---|---|---|
| 1 — Chưa đủ | Chỉ có tên hàng và số lượng | Báo sai mác, sai chiều dài hoặc phát sinh phí |
| 2 — Có thể báo sơ bộ | Có quy cách, số lượng và nơi giao | Chưa khóa chứng từ, VAT, gia công, lịch giao |
| 3 — Có thể chốt | Đủ kỹ thuật, thương mại, giao nhận và phiên bản BOQ | Vẫn cần xác nhận tồn kho và hiệu lực giá |
Chỉ nên so sánh giá sau khi các nhà cung cấp cùng báo theo RFQ mức 3. Xem thêm cách so sánh báo giá theo tổng chi phí giao thực tế.
Các lỗi làm báo giá không thể so sánh
- Không ghi mác hoặc tiêu chuẩn.
- Không khóa chiều dài cây/tấm.
- Trộn kg, cây, mét và tấm trong cùng BOQ nhưng không có cột quy đổi.
- Không ghi VAT, vận chuyển và cẩu hạ.
- Gửi nhiều phiên bản BOQ nhưng không đánh số revision.
- Yêu cầu CO/CQ chung chung mà không nói cần chứng từ gắn với heat/lot nào.
- Không có cột ngoại lệ, khiến thay đổi của nhà cung cấp bị ẩn trong ghi chú.
Checklist trước khi gửi RFQ
- Đối chiếu BOQ với bản vẽ hoặc danh sách đặt hàng đã duyệt.
- Khóa revision và ngày phát hành.
- Kiểm đơn vị tính và phép quy đổi.
- Ghi đầy đủ điều kiện giao, VAT, gia công và chứng từ.
- Thêm cột ngoại lệ và yêu cầu nhà cung cấp không tự thay quy cách.
- Gửi cùng bản vẽ/cutting list cần thiết, tránh gửi tài liệu thừa hoặc sai revision.
- Đặt thời hạn báo giá và đầu mối tiếp nhận câu hỏi.
Để chuẩn bị BOQ từ hồ sơ kết cấu, tham khảo cách đọc bản vẽ cốt thép và lập bảng đặt hàng. Với danh sách cắt, xem cách tối ưu sơ đồ cắt thép. Khi cần mua số lượng lớn theo tiến độ, xem quy trình cung cấp thép cho công ty xây dựng.
Minh bạch nội dung
Tác giả & người kiểm duyệt
Bài viết được tách rõ vai trò chuyên môn và vai trò review để người đọc dễ kiểm chứng thông tin trước khi liên hệ báo giá.
Tác giả chuyên môn
Doantrinhduc
Phụ trách nội dung kỹ thuật về thép và vật liệu xây dựng
Tác giả phụ trách biên soạn và cập nhật nội dung trên baogiathepxaydung.com.
Người review nội dung
doan-trinh-duc
Kiểm duyệt SEO, cấu trúc nội dung, internal link và tính minh bạch
Đoàn Trình Dục phụ trách kiểm duyệt SEO, cấu trúc nội dung, internal link, schema và tính minh bạch thông tin trên baogiathepxaydung.com. Vai trò review giúp người đọc dễ đối chiếu thông tin trước khi liên hệ xác nhận báo giá thép.
Lưu ý minh bạch: Giá thép, tồn kho, quy cách và thời gian giao hàng có thể thay đổi theo thị trường. Người đọc nên liên hệ Đông Dương SG để xác nhận thông tin trước khi đặt hàng.
Bảng giá thép xây dựng Liên hệ xác nhận báo giá